Depuis septembre 2018, les Directions des ressources humaines (DRH), les Directions des systèmes d’information (DSI) et plusieurs composantes des universités Paris Diderot et Paris Descartes travaillent à la création d’une application de recrutement. Intitulée PhaRe (pour « Phases de Recrutement »), elle est intégralement développée en interne, pour la future Université de Paris. Arnaud Dudek[1], Noémie Lacouture[2] et Emeric Jhelil[3], membres du groupe de travail, répondent à nos questions.

 

 

Le projet recrutement, qu’est-ce que c’est ?

Arnaud Dudek

« Le projet « recrutement » est l’un des 24 projets de la mission RH de l’Université de Paris.

Il est composé de quatre chantiers : le recrutement des chercheurs et enseignants-chercheurs (EC) contractuels, le recrutement des chercheurs et EC titulaires, le recrutement des BIATSS et enfin le chantier « outil de recrutement », qui a la particularité d’avoir été lancé il y a quelques mois déjà, et que nous allons présenter plus précisément. »

Pourquoi développer un outil de recrutement ?

Arnaud Dudek et Noémie Lacouture

« Aujourd’hui, nos circuits de recrutement ne sont pas optimaux.

À l’aube de l’Université de Paris, il s’agit non seulement de trouver des solutions communes et d’harmoniser nos procédures, mais encore de disposer d’outils permettant un suivi clair des recrutements en les modélisant, en automatisant des actions, en facilitant le suivi et le partage d’informations.

Le groupe de travail « outil de recrutement » a été lancé en septembre 2018. Après avoir dressé un premier état des lieux, nous avons choisi de séquencer notre action, en commençant à travailler sur la phase « expression du besoin ». Sur cette première phase, un logigramme a été bâti et un cahier des charges a été rédigé. »

Quel est le rôle de chacun au sein du groupe de travail ?

Noémie Lacouture

« Ce groupe de travail est composé de dix agents issus des DRH, des DSI et des composantes. Les DRH car elles sont garantes du processus de recrutement, les DSI car elles sont très impliquées sur la partie technique et que nous devons nous assurer de l’adéquation de ce nouvel outil aux SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) existants. D’autre part, il est important qu’elles s’approprient les process et s’imprègnent de nos pratiques. Enfin, les composantes car ce seront les premières utilisatrices de l’outil et les plus pertinentes pour faire remonter les besoins. »

Pouvez-vous nous présenter l’outil en quelques mots ?

 Arnaud Dudek, Noémie Lacouture et Emeric Jhelil

« L’application PhaRe (pour Phase de Recrutement) est un outil informatique qui permet :

  • Aux demandeurs d’exprimer leurs besoins en recrutement (description de la structure, profil recherché, emploi type… Très détaillée, cette phase « expression du besoin » est composée de 65 champs obligatoires ou non ;
  • De soumettre cette demande de recrutement à qui de droit (DRH, composantes, facultés…)
  • Une fois validée, de créer une fiche de poste et de la diffuser ;
  • De recevoir et suivre des candidatures en fournissant des données de suivi qui permettent d’aider à la prise de décision ;
  • Enfin, de recruter un agent en allant jusqu’au traitement des pièces justificatives. »

Quel process avez-vous mis en œuvre pour développer cet outil ?

Emeric Jhelil

« Nous avons choisi de travailler en mode agile et itératif. C’est-à-dire que nous avons lancé rapidement la phase de production de manière à ce que les membres du groupe de travail puissent évaluer l’interface et nous faire remonter leurs corrections, sur une base concrète. C’est un mode de travail qui nous permet d’ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure.

Nous avons également constitué une communauté de testeurs composée d’agents issus des composantes et des services centraux. Ils sont sollicités pour tester et commenter l’application. Cela nous permet de nous assurer de l’adéquation de l’outil aux besoins réels.

Aujourd’hui, seule la phase « expression du besoin » a été développée et devrait être finalisée en septembre 2019. Ensuite, nous passerons au lot suivant « le module de candidature ». L’idée est d’avoir une application totalement fonctionnelle en 2020. »

 

[1] Arnaud Dudek est responsable du bureau des concours à Paris Diderot et pilote le groupe de travail recrutement
[2] Noémie Lacouture est responsable du service recrutement à Paris Descartes
[3] Emeric Jhelil est développeur d’applications « domaines multiples » à Paris Diderot