Les universités sont des institutions en perpétuelles évolutions. Elles ont intégré d’importants changements induits par les lois ESR qui ont nécessité la mise en place de nouvelles organisations administratives. Le rôle des Directions des ressources humaines, au cœur de ces mutations, est primordial. Elles accompagnent les changements, adaptent les ressources aux nouveaux besoins et contribuent à leur succès. Raphaëlle Pointereau et Gabrielle Fadiga, directrices des ressources humaines à Paris Diderot et Paris Descartes, évoquent la transformation de leurs établissements vers l’Université de Paris.

 

1. Quels sont les grands chantiers qui sont d’ores et déjà mis en place pour préparer la création de la nouvelle université ?

Actuellement, nous travaillons à la mise en place d’une méthodologie de projet qui nécessite une coordination très forte avec les autres métiers, les composantes, les futures facultés et l’IPGP. Nos missions sont multiples car nous sommes également un appui pour les autres acteurs de nos établissements. Ils comptent sur nous pour répondre à leurs besoins en matière de moyens, d’indicateurs, de formations, de recrutements… Nous nous interrogeons également sur la manière dont nos équipes vont pouvoir contribuer à ce projet, en particulier à la réflexion sur la mise en place des facultés.

Pour ce qui est des chantiers RH, à l’image de l’ensemble des chantiers administratifs, ils s’échelonneront sur plusieurs années. Nous travaillons à la programmation du déploiement de nos actions. Pour nous aider, nous prévoyons de recruter un chef de projet RH.

Pour janvier 2019, nous nous concentrons à ce jour sur la planification des travaux RH en cohérence avec les besoins des acteurs et les impératifs des équipes, sur les actions permettant aux équipes de se connaître et de construire ensemble une identité commune, sur la préparation d’un budget de masse salariale cohérent, sur l’animation du dialogue social en 2018. Sans oublier les élections professionnelles fin 2018 et la préparation des grands enjeux de 2019 dans l’ensemble de la sphère RH (gestion individuelle et collective de tous les personnels, recrutement, formation, action sociale etc). Nous travaillons concrètement, ces jours-ci, aux modalités de coordination de nos campagnes d’emplois 2019.

Mais certains chantiers ne seront pas finalisés pour 2019. C’est le cas notamment de la convergence des systèmes d’information RH, de la création d’un régime de temps de travail, d’un régime indemnitaire, d’une politique d’action sociale propres au nouvel établissement.

2. Comment les personnels sont-ils impliqués dans la construction du dialogue social et de la politique RH de la future Université de Paris ?

La co-construction est la ligne directrice du projet. Mais l’Université de Paris ne se fera pas en six mois et la mobilisation de l’ensemble des équipes est la clé de la réussite. Des actions sont d’ores et déjà mises en place.

C’est le cas avec le comité de suivi de la transformation. Composé de 22 membres, il s’agit d’un lieu d’échanges initié par les porteurs du projet Université de Paris dont l’ambition est de favoriser le dialogue et la transparence entre l’administration et les représentants des personnels. Cet espace de discussions s’inscrit dans une démarche innovante de réflexion partagée, d’échanges d’informations, d’éclairage des enjeux et des points de vigilance relatifs à la transformation vers la nouvelle université.

Par ailleurs, nous sommes particulièrement vigilantes au fait de trouver un équilibre optimal entre les évolutions des organisations de travail et la place des individus. Personne ne doit rester sur le bord de la route. Sur ce sujet, le rôle de tous les encadrants, qui participeront au projet, est essentiel.

3. En tant que directrices des ressources humaines, comment concevez-vous et préparez-vous l’accompagnement des personnels dans cette phase de transformation ?

En tant que DRH, nous devons être transparentes sur la manière dont l’organisation va prendre forme et sur la façon dont elle fera évoluer le travail des uns et des autres.

Informer, c’est aussi permettre aux agents d’être eux-mêmes acteurs de leur évolution en anticipant, au mieux, leurs souhaits d’évolution professionnelle et en conséquence leurs besoins en formation. Pour les accompagner dans cette démarche, nous envisageons d’élargir nos équipes de conseillers en mobilité et carrière. Et si une minorité d’agents seront amenés à changer de fonction, nombreux seront ceux qui devront se former durablement à de nouvelles pratiques professionnelles et à de nouveaux outils.

Quant au rôle du manager de proximité, il est incontournable. L’information passe souvent par eux, ils sont en relations étroites avec les agents. Faire en sorte que les encadrants constituent de réels soutiens et des aiguilleurs auprès de leurs collaborateurs est plus que jamais un enjeu. Le travail sur une offre de formation dédiée est d’ailleurs l’une de nos priorités pour l’année 2018, elle se déploiera progressivement et communément à partir de 2019.

Par ailleurs, le rôle des organisations syndicales est primordial pour accompagner les personnels dans cette transformation. Le choix d’un dialogue social soutenu est une volonté politique et la création du comité de suivi de la transformation en est un exemple concret. Les instances réglementaires et officielles ont aussi leur rôle à jouer puisque nous envisageons de mobiliser les élus à chaque grande étape du projet, le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), le comité technique (CT) ou la commission paritaire d’établissement (CPE), selon les sujets.

Ainsi, nous travaillons à la mise en place d’un plan d’accompagnement des agents à élaborer d’ici fin 2018. Examiné par les CHSCT et les CT, il aura pour objectif de mobiliser des dispositifs dédiés et de disposer de personnes ressources.

4. Comment allez-vous vous y prendre pour créer une culture commune avec des établissements qui ont des histoires et des fonctionnements différents ?

Des actions fortes, menées tout au long de l’année, favoriseront le partage d’un sentiment d’appartenance à l’Université de Paris. Par exemple, l’ensemble des personnels sera invité à participer au Rallye des personnels le 6 juillet prochain. Un « rallye découverte » qui aura pour point de départ l’université Paris Diderot et comme point d’arrivée l’université Paris Descartes.

Notre volonté de favoriser l’émergence une culture commune s’incarne d’ores et déjà par la présence de représentants des établissements dans les jurys de concours ITRF, par l’organisation d’une journée commune d’accueil des nouveaux arrivants, par une plus grande visibilité des bourses à l’emploi mutuelles ou encore de formations communes.

Ce qui est primordial, c’est de ne pas nier l’existence du cultures professionnelles différentes. Il faudra laisser le temps aux agents, quel que soit leur statut, de s’approprier les nouvelles interactions et collaboration. Pour autant, même si nous avons tous une identité et des pratiques différentes (acteurs, outils, processus…), notre métier est similaire : créer et faire vivre un service public de formation et de recherche.

Nous sommes conscientes que la transformation qui est en cours au sein de nos établissements va profondément renouveler les modes de travail. En tant qu’employeur, nous devons être proactifs et trouver des initiatives innovantes qui permettent à tous de travailler ensemble dans les meilleures conditions possibles.

5. En quoi la création du nouvel établissement va créer des conditions nouvelles qui peuvent être positives pour les personnels ?

En tout premier lieu, la transformation de nos établissements vers l’Université de Paris est une véritable opportunité en termes d’évolution professionnelle. Ensemble, les offres d’emplois seront par exemple multipliées et la mobilité facilitée. L’Université de Paris fera naître de nouveaux besoins et ce sont autant de nouveaux métiers qui vont émerger.

Cette transformation, c’est également une possibilité de réfléchir à de nouvelles façons de travailler et engager une réflexion sur le collectif, le rôle du manager de demain. Nous accordons de l’importance à la participation de l’ensemble de la communauté aux processus de décisions. Nos modèles actuels ne pourront pas durer et nous avons une page blanche à écrire pour favoriser l’innovation organisationnelle. Pour que chacun trouve en l’Université de Paris son épanouissement personnel et professionnel. Des approches innovantes, si elles sont partagées, amélioreront sans aucun doute la qualité de vie au travail.